Como método “Time Blocking” ajuda a gerenciar seu dia

Tornar o dia mais produtivo e eliminar a procrastinação pode ser uma tarefa difícil para muitos. Conheça agora o método “Time Blocking” e veja como pode ajudá-lo

Quer você trabalhe no escritório ou home office, certamente precisa de um método eficaz para gerenciar o dia. Afinal, o perfeccionismo, a procrastinação e o mito do multitarefa são perigos muito reais que podem manter até as pessoas mais produtivas empacadas em suas tarefas.

Então, como você consegue criar uma agenda de tarefas que reduza distrações e o torne produtivo? Com o método Time Blocking.

De acordo com pessoas como Elon Musk e Bill Gates, tudo se resume a controlar o seu tempo e sua programação. Eles usam “micro-agendamento”, que envolve quebrar as tarefas do dia em micro tarefas de 5 minutos.

Embora o tipo de “micro gerenciamento” não seja aplicável ao seu dia, ainda há uma lição para todos nós: assumir o controle do seu tempo agendando ou dividindo-o em pedaços ou blocos o torna mais produtivo. E, a maneira mais fácil e eficaz de fazer isso é através do chamado método Time Blocking.

Por que o Time Blocking de tempo funciona

O Time Blocking é uma técnica de gerenciamento de tempo em que você bloqueia um período para concluir uma tarefa específica.

Por exemplo, em vez de verificar seu telefone toda vez que recebe um e-mail ou uma notificação de mídia social, você designa horários específicos ao longo do dia para retornar chamadas, responder a e-mails e verificar contas de redes sociais.

Você está essencialmente reservando blocos de tempo específicos para concluir tarefas ou projetos importantes. No final, sua agenda é dividida em partes do tempo em que você se concentra em uma tarefa ou projeto de cada vez.

Esse tipo de gerenciamento de tempo não apenas torna sua lista de tarefas mais gerenciável, mas também oferece mais controle sobre o seu dia e ajuda a priorizar suas tarefas. O Time Blocking também melhora o foco e impede a procrastinação. E, no final do dia, você sentirá que realmente realizou alguma coisa.

O argumento principal contra a multitarefa

Muitas pessoas acreditam que podem fazer várias coisas ao mesmo tempo e fazê-las muito bem. Mas pesquisas mostram que apenas cerca de 2,5% das pessoas são capazes de realizar multitarefas de maneira verdadeiramente eficaz.

De fato, tentar fazer mais de uma coisa de cada vez — como enviar mensagens de texto e dirigir; ou escrever um e-mail importante ao retornar a ligação de um cliente — compromete sua capacidade de concluir bem as duas tarefas.

Um estudo de 2013 da Universidade de Utah descobriu que as pessoas que tentam fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo se distraem mais facilmente, são menos produtivas e cometem mais erros.

Da mesma forma, alternar rapidamente entre dois projetos também pode afetar os resultados e a produtividade. Concluímos as tarefas com muito mais eficiência quando damos toda a nossa atenção a ela.

Além disso, os neurocientistas alertam que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo ou dividir nossa atenção está afetando nossa capacidade de realizar tarefas simples.

O que isso significa é que, quanto mais multitarefa somos, menos seremos capazes de realizar. O motivo é simples: estamos perdendo nossa capacidade de foco, o que significa que os projetos demoram mais do que deveriam.

Como usar o Time Blocking

O Time Blocking permite que você se concentre em um projeto de cada vez. Essa abordagem não apenas reduz os erros mentais, mas também pode ajudá-lo a liberar sua criatividade, especialmente porque você estará canalizando toda a sua energia e atenção em uma tarefa dentro de um determinado prazo.

Confira as dicas de como incorporar o Time Blocking à sua vida.

Desenvolva sua lista de tarefas

Comece fazendo uma lista de todas as coisas que precisam ser feitas para a semana. Liste todos os seus projetos de trabalho, compromissos familiares e até metas de exercícios físicos. O objetivo é incluir tudo, desde as chamadas telefônicas que você precisa fazer até as refeições que precisa preparar.

Coloque estrelas ao lado das coisas que absolutamente precisam ser concluídas, como projetos de trabalho, reuniões com clientes e consultas médicas.

Geralmente, essa tarefa de planejamento da semana é realizada na sexta-feira após o trabalho ou no domingo à noite antes do início da semana de trabalho.

Determine suas prioridades

Uma vez que sua lista seja desenvolvida, analise-a e coloque estrelas nos projetos que são suas principais prioridades para a semana. Tente limitá-los a cerca de duas a três coisas por dia.

O objetivo é que você conceda às tarefas mais importantes os horários principais no seu cronograma do Time Blocking. Você também deve planejar um tempo do dia para responder a e-mails, retornar telefonemas e verificar as redes sociais e WhatsApp.

Crie um plano diário

Seu próximo passo é pensar em quanto tempo você tem em um dia e quanto tempo você deseja permitir para cada tarefa em sua lista.

Comece criando intervalos de tempo para as coisas que você faz todos os dias, como suas rotinas matinais e rituais noturnos, exercícios, percurso de trabalho, refeições (preparação também) atenção aos filhos e assim por diante.

Veja um exemplo de como ficaria:

• 6h às 7h30 Rotina matutina.
• 7h30 às 8h Levar as crianças para a escola.
• 8h às 8h30 Responder a e-mails/verificar mídias sociais.
• Projeto prioritário das 8h30 às 10h30 (insira uma de suas prioridades).
• 10h30 às 11h Interromper/Retornar chamadas telefônicas.
• 11h às 12h30 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades).
• 12h30 às 13h Intervalo para almoço.
• 13h às 13h30 Responder a e-mails/verificar mídias sociais.
• 13h30 às 15h30 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades).
• 15h30 às 16h30 Pegar as crianças na escola/ouvir como foi o dia delas.
• 16h30 às 18h Cozinhar/Jantar/Limpar.
• 18h às 19h Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades).
• 19h às 21h Tempo livre/Ajudar os filhos a estudarem.
• 21h 21h30 Responder a e-mails/Verificar redes sociais.
• 21h30 às 22h Preparar-se para dormir.

Obviamente, esse é um modelo muito simples e não seria adequado para todos. A chave é que você desenvolva um plano para o seu dia típico, com blocos de tempo em que possa se concentrar em suas tarefas ou projetos importantes.

Se você trabalha para uma empresa que tem reuniões de equipe, treinamentos regulares ou teleconferências semanais, também precisa prestar contas. E não se esqueça de permitir o tempo de viagem se você tiver reuniões ou compromissos aos quais precisa comparecer durante a semana. Você também pode precisar desenvolver um plano diferente para o fim de semana.

Algumas pessoas precisarão desenvolver novos projetos toda semana. Outras pessoas têm um ambiente de trabalho muito estruturado e podem usar o mesmo modelo semana após semana. Faça o que for melhor para você. Você está no controle de sua programação e pode adaptá-la e alterá-la para atender às suas necessidades e prioridades.

Planeje seu dia inteiro

Idealmente, assim que estiver habituado ao método Time Blocking, você poderá planejar todos os dias da semana. Comece com suas principais prioridades e vá a partir daí.

Por exemplo, se a sua principal prioridade para a semana é escrever um extenso relatório de atividades até sexta-feira, pense em quanto tempo levará para concluí-lo.

Consequentemente, se você acha que levará quatro horas para concluir o relatório, poderá agendar duas horas na segunda-feira e duas horas na terça-feira para trabalhar nele.

Na quarta-feira, planeje outra hora para revisá-lo, fazer alterações e finalizá-lo. Ao planejar blocos de tempo definidos no início da semana para concluir o relatório, você não apenas evita a procrastinação, mas também dedica o tempo necessário para se concentrar no desenvolvimento do relatório.

Proteja seu tempo

Depois de concluir sua programação, proteja seu tempo da melhor maneira possível. Obviamente, coisas inesperadas surgirão e você precisará ser flexível. Mas resista ao desejo de desistir do seu tempo de projeto prioritário por algo que possa esperar.

Indique a colegas de trabalho e familiares os horários em que não estiver disponível. Em seguida, trate esses períodos como se estivesse se encontrando com um cliente muito importante. Ninguém pensaria em interrompê-lo durante uma reunião. Da mesma forma, o objetivo é que você não seja interrompido durante o tempo de um trabalho prioritário.

O uso eficaz do Time Blocking pode ajudá-lo a controlar o seu dia, a concentrar sua atenção e a evitar a procrastinação. No início, pode levar algumas tentativas e erros para criar um plano que funcione para você, mas com um pouco de prática e uma pequena dose de paciência, você será um profissional nessa arte em pouco tempo.

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